Quá tình biên soạn và hoàn thiện một bài báo khoa học hướng tới công bố trên các tạp chí quốc tế Scopus/WoS đòi hỏi sự kết hợp giữa năng lực nghiên cứu, kỹ năng học thuật và kinh nghiệm công bố, thường gồm năm bước cơ bản như sau:
Bước 1: Biên soạn bài tiếng việt
Cần chú ý thực hiện như sau:
- Nắm chắc khung 1 bài article tiềm năng Scopus/WoS như thế nào, xem kỹ tại đây; hiểu rõ vai trò, vị trí và các nội dung cần có ở từng phần từng mục của bài.
- Xác định chủ đề nghiên cứu mình mong muốn, tham khảo tại đây.
- Tìm hiểu sâu về chủ đề, data source và biên soạn bài. Để tự làm toàn bộ từ bước này, cần nắm được phương pháp nghiên cứu phân tích dữ liệu bảng tại đây.
Bước 2: Chuyển sang tiếng anh và hoàn thiện
Sau khi đã xong bài tiếng việt, chuyển sang tiếng anh và hoàn thiện theo đúng văn phong academic, keywords và logic, tập trung (trong khoảng 3 – 5 ngày). Cụ thể cần làm chính xác từng bước và chú ý các vấn đề sau:
- Dùng Ai như GPT gõ prompt “dịch đoạn văn sau ra tiếng anh academic cho logic, tổ chức lại nếu cần cho đúng văn phong tiếng anh academic: … paste 1 đoạn văn”. Yêu cầu làm với từng đoạn văn, không paste dịch cả đống cùng lúc (tham khảo cách làm tại đây).
- Copy ra word, đọc kỹ lại và chỉnh sửa từng câu từng ý: đảm bảo đúng và dùng thống nhất các thuật ngữ keywords tiếng anh và tiêu đề của bài đang làm & bám sát nghĩa tiếng việt cần trình bày và văn phong tiếng anh của mình hay mình thấy phù hợp nhất & sử dụng các từ phổ biến hay dùng trong tiếng anh thay cho các từ, cấu trúc đặc biệt của AI.
Mặc dù gọi là dịch, nhưng cần rà soát lại kỹ từng từ từng câu AI dịch, sửa theo đúng các keywords của bài & thậm chỉ tự tổ chức lại câu và văn phong cho hay hơn AI – phải luôn có vision và tâm niệm cần làm hay hơn cả AI và bám sát các nội dung cần có từng phần của một article tiềm năng Scopus/WoS. - Khi dịch cần tập trung vào nội dung logic từng câu từng đoạn và văn phong chứ không cần quan tâm đến logic cả bài, hay hiểu nội dung các khái niệm, nội hàm trong bài là gì. Các nội dung hay câu nào có vấn để mà rõ ý thì cứ sửa lại, và bổ sung vào bài dịch bằng tiếng luôn, không thể thì bôi đỏ để lại hoặc ghi comments word, và báo 1 lượt khi bài.
- Các câu, từ tiếng anh đã để lồng trong các đoạn văn tiếng việt là các keywords cần giữ nguyên – thực sự thấy không ổn thì hãy thay.
- Làm hết section nào thì so lại với khung bài academic (như khung đính kèm) xem còn thiếu nội dung nào thì bổ sung luôn vào bài cả bản tiếng anh và việt mà không cần hỏi hay trao đổi lại.
- Gửi trả bài dịch và đợi phản hồi (có thể tìm hiểu và khởi động Bước 2 ở dưới). Bản word đã dịch phải đảm bảo một số yêu cầu cơ bản sau trong xử lý văn bản:
- Căn chỉnh tự động format word bằng font normal và headings như file word đính kèm (xem video căn chỉnh này và tự tìm hiểu trên web thêm). Đây là kỹ năng soạn thảo văn bản cơ bản phải control được. Sau này tất cả các bài word gửi trả đều phải theo chuẩn này (font = Times New Roman; size = 12 pt; đầu dòng có thể lùi hoặc không, nếu có = 0.5″; paragraphe trên dưới = 6 pt; page A4 với margins 4 phía = 1″ = 2.5 cm; tất cả các text = font normal & các headings theo đúng cấp bậc).
- Để nguyên tên file, hiện đang đặt theo mã để quản lý, chỉ thay đổi ngày tháng năm ở cuối tên file là ngày hoàn thành bài để lưu các versions chỉnh sửa theo time;
- Các version tiếng việt dùng ký hiệu VN & tiếng anh ký hiệu EN sau mã bài (như tên files nhận ban đầu)
- Email gửi liên quan đến bài nào thì tiêu đề phải có mã dự án (như email gửi lần đầu), để sau search lại mail cho dễ nếu cần.
Bước 3: Tổng quan nghiên cứu hay tìm tài liệu
Làm tổng quan nghiên cứu theo khung excel (theo mẫu excel này) với các công trình mới phù hợp và khớp với nội dung logic bài (trong khoảng 10 – 30 ngày); mục đích nhằm thay thế hoặc đưa thêm vào các recent & exact citations để hoàn thiện bài. Cụ thể:
- Cài và tự tìm hiểu Mendeley Desktop tải về tại đây; chú ý cần là bản Mendeley Desktop (chứ không phải Mendeley Reference Manager for Desktop, sau control được thì muốn dùng bản nào thì dùng); để đồng nhất với versions mà các thành viên khác đang dùng, và về cơ bản ít lỗi hơn. Cài xong, mở lại bản final tiếng việt, nếu có sẽ hỏi thì import các citations hiện có trong bài vào Mendeley.
- Tìm tài liệu liên quan đến chủ đề của bài tại các website uy tín với từ khóa của bài này như video hướng dẫn này; chú ý cách tìm theo keywords có ghi trong file excel. Nếu có nhiều thì tập trung lấy các bài từ 2015 đến nay thôi. Số lượng cần tìm max tối thiểu 100 articles (trừ khi hiếm thật do chủ đề đặc thù), nhiều là > 200 articles.
Chú ý chỉ lấy các bài đăng trên tạp chí uy tín Scopus và WoS, nói cách khác chỉ làm tổng quan điền excel những bài này, còn lại không quan tâm bỏ qua (bỏ qua cả tất cả research paper, conference papers, book chapters). Còn làm thế nào để biết tạp chí thuộc scopus và WoS hay không thì xem tham khảo tại đây. - Làm tổng quan điền vào file excel đính kèm với từng bài phù hợp tìm được như video hướng dẫn này. Cơ bản nên tải được pdf về, một số trường hợp không thể có pdf thì cứ ghi tên article vào excel và dùng tối đa abstract của nó mà điền vào excel.
Đặc biệt chú ý không yêu cầu đọc hiểu hết nội dung từng bài, vì time không cho phép; cần luyện biết đọc cái gì ở đâu và lấy gì cho nhanh và chính xác; cơ bản chỉ cần đọc abstract, conclusion và methodology để tìm hiểu các variables và đo lường của chúng. - Xong tổng quan thì gửi trả file excel, đợi phản hồi để chuyển sang bước cuối.
Bước 4: Hoàn thiện bài tiếng anh
Tiếp tục hoàn thiện bài (trong khoảng 15 – 30 ngày) và căn chỉnh format theo yêu cầu của target tạp chí.
- Rà các bài ở tổng quan đã làm, chọn các bài phù hợp để cite vào các đoạn văn trong bài cho phù hợp; làm citations phần 2 trước rồi quay lại phần 1 introduction, rồi làm tiếp phần 4 kết quả. Một số tiêu chí khi xử lý là:
- Mỗi đoạn văn (và có thể cả các ý hết ý) cần các citations & mỗi lần cite tối đa 3 bài cùng nhau không hơn & mỗi đoạn văn tối đa 5 – 6 citations trừ khi control chắc chắn được citations phù hợp thì mới có thể cite vào nhiều hơn.
- Rà soát toàn bộ các citations hiện đang có trong bài xem có khớp text chưa, ok thì đưa cả vào Mendeley để làm auto citations. Nếu chưa tự thêm vào Mendeley thì cần tìm ở reference cuối bài, thường có list ra các bài liên quan; nếu không cần tự tìm, tải về và đẩy vào mendeley, nếu là sách mà không có pdf được thì cứ tạo bừa 1 file word theo đúng tên sách đó mà giả làm đưa vào Mendeley.
- Reference của 1 article tiêu chuẩn có khoảng 40 – 60 bài, cùng lắm 70 bài.
- Song song làm bước trên, dùng Mendeley để cite vào bài luôn, chú ý không dùng multiple citations (xem video này). Cứ chọn dùng chuẩn reference APA, rồi chỉnh sau theo tạp chí nếu có yêu cầu.
- Sau khi xử lý xong 2 bước trên, cần check lại từng bài hiện có trong reference, đảm bảo hiện đúng đủ các thông tin, đặc biệt click vào lại DOI để xem có ra đúng bài đó không. Nếu sai hay thiếu thì phải vào Mendeley tìm đúng bài đó mà sửa lại các thông tin cho đúng rồi refresh lại. Tham khảo video sửa thông tin ở đây, rồi tự tìm hiểu thêm, cơ bản sửa cái gì cũng được, nhưng chú ý DOI phải sửa đúng chuẩn thông tin của Mendeley, và họ tên các tác giả tự nhảy phải chỉnh cho đúng.
- Gửi trả lại bản thảo & tìm vài tạp chí phù hợp để submit bài.
- Rà soát căn chỉnh format và chuẩn reference theo target tạp chí (ví dụ xem video này)
Bước 5: Submit và chỉnh sửa đến khi published
Với bài tiếng anh đã hoàn thiện, tìm tạp chí phù hợp và Submit bài, rồi chỉnh sửa theo yêu cầu phản biện khi có … đến khi đăng được bài. Cụ thể:
- Submit bài, nếu bị reject thì tìm tạp chí khác căn chỉnh theo yêu cầu và resubmit; nhìn chung reject ngay 5 – 10 lần là không hiếm. Tiêu chí quan trọng nhất khi tìm tạp chí là bài phù hợp với aims and scope của tạp chí, tạp chí có nhiều số/năm (> 6 đã là nhiều), có nhiều bài/số (> 20 đã là nhiều), firt decision nhanh trong < 20 days, tổng thời gian trung bình từ lúc submit đến published online trong 6 – 12 tháng.
- Nhận kết quả phản biện khi có và xử lý theo các yêu cầu của phản biện đến khi bài đăng.
Chúc mừng đã hoàn thành bài!