Trong hầu hết các trường hợp, nghiên cứu bắt đầu với việc tìm kiếm các tài liệu liên quan. Nhìn chung, việc tìm kiếm tài liệu thường được thực hiện theo 5 bước:
- Xác định vấn đề nghiên cứu hoặc/và câu hỏi nghiên cứu
- Tham khảo các bách khoa toàn thư, tự điển, sổ tay, sách và các tài liệu liên quan đến các thuật ngữ chủ yếu, con người, sự kiện liên quan đến vấn đề hoặc câu hỏi nghiên cứu.
- Áp dụng các thuật ngữ chủ yếu, con người, sự kiện vào việc tìm kiếm các chỉ mục (indexes), danh mục tài liệu tham khảo, và Internet để xác định các nguồn dữ liệu thứ cấp.
- Định vị và tổng quan các nguồn dữ liệu thứ cấp phù hợp.
- Đánh giá giá trị các nguồn và nội dung của dữ liệu thứ cấp.
Sau khi tổng quan tài liệu, ta có thể tìm thấy giải pháp sẵn có để trả lời cho vấn đề nghiên cứu, và khi đó, việc thực hiện nghiên cứu là không cần thiết. Tuy nhiên, có thể chưa có các giải pháp được các nghiên cứu trước chỉ ra, và ta quyết định thực hiện quá trình nghiên cứu.
1. Các cấp độ của thông tin dữ liệu
Các nguồn thông tin thường được chia theo ba cấp độ: (1) sơ cấp; (2) thứ cấp và (3) tam cấp.
Dữ liệu sơ cấp (primary data) là các kết quả nguyên thủy của các nghiên cứu hoặc các dữ liệu thô chưa được giải thích hoặc phát biểu đại diện cho một quan điểm hoặc vị trí chính thức nào đó.
Dữ liệu sơ cấp hầu hết có căn cứ đích xác vì các thông tin này chưa được lọc hoặc diễn giải bởi một người thứ hai. Nguồn dữ liệu sơ cấp thường là các số liệu ghi nhận trong nghiên cứu, các số liệu cá nhân, các bảng số liệu thô được mua, các bảng, biểu đồ số liệu thống kê.
Dữ liệu thứ cấp (secondary data) là các thông tin diễn dịch, giải thích của các dữ liệu sơ cấp. Trên thực tế, hầu hết các dữ liệu tham khảo đều thuộc nhóm này.
Dữ liệu tam cấp (tertiary sources) cũng có thể là các thông tin diễn dịch, giải thích của các dữ liệu thứ cấp, nhưng thông thường là các chỉ mục (indexes), danh mục tài liệu tham khảo (bibliographies), và các nguồn trợ giúp tìm kiếm thông tin khác, ví dụ các trang Web tìm kiếm thông tin Internet (Internet search engine).
2. Các dạng nguồn thông tin
Có 5 dạng nguồn thông tin quan trọng thường được các nhà nghiên cứu sử dụng.
- Các Chỉ mục (Indexes) và Danh mục Tài liệu tham khảo (Bibliographies) là nguồn tìm kiếm thông tin thư viện chủ yếu vì chúng có thể giúp ta xác định được một quyển sách hoặc một bài báo đơn lẻ có liên quan trong hàng triệu tài liệu ấn bản. Danh mục tài liệu tham khảo đơn lẻ quan trọng nhất là catalog trực tuyến (online catalog). Danh mục này rất cần thiết giúp tìm kiếm tác giả, tựa sách theo chủ đề quan tâm.
- Tự điển chuyên ngành (Dictionaries) Ta sử dụng tự điển chuyên ngành để thẩm định các thuật ngữ hoặc định nghĩa của các thuật ngữ chuyên môn. Ngoài các tự điển chuyên ngành được in ấn, hiện nay có rất nhiều các tự điển và các chú giải thuật ngữ (glossaries) trực tuyến trên Internet.
Ví dụ: Glossaries of Financial Terms của Federal Reserve Bank of Chicago (http://www.chicagofed.org/publications/glossary/index.cfm); Dictionary of Business and Management.
- Tự điển Bách Khoa Toàn thư (Encyclopedias)
Nên sử dụng Tự điển Bách Khoa toàn thư để tìm kiếm thông tin nền (background) hoặc thông tin lịch sử của một chủ đề nào đó, hoặc của một thuật ngữ, tên gọi nào đó. Tự điển Bách Khoa toàn thư còn cho phép ta mở rộng tìm kiếm khi chỉ ra các nguồn thông tin khác có liên quan.
- Sách và Sổ tay (Handbooks)
Sổ tay là một tập họp của các thông tin liên quan đến một chủ đề nào đó. Các sổ tay thường bao gồm các số liệu thống kê, các thông tin niên giám điện thoại, các chú giải thuật ngữ, các dữ liệu khác ví dụ như luật lệ, quy định có liên quan để chủ đề.
3. Các bước xây dựng Tổng quan tài liệu và cơ sở lý thuyết
Bao gồm có 4 bước.
Bước 1: Tìm các tài liệu có liên quan đến đề tài đang và sẽ nghiên cứu.
Tham khảo các bách khoa toàn thư, tự điển, sổ tay, sách và các tài liệu liên quan đến các thuật ngữ chủ yếu, con người, sự kiện liên quan đến vấn đề hoặc câu hỏi nghiên cứu.
Các nguồn để tìm:
- Internet
- Sách, báo, tạp chí
- Thư viện
- Từ điển kinh tế
- Phần “Index” của các sách và giáo trình nước ngoài
- Hỏi chuyên gia hoặc giáo viên hướng dẫn
Bước 2: Chọn lọc và giữ lại những tài liệu có độ tin cậy cao cũng như các lý thuyết phù hợp.
Áp dụng các thuật ngữ chủ yếu, con người, sự kiện vào việc tìm kiếm các chỉ mục (indexes), danh mục tài liệu tham khảo, và Internet để xác định các nguồn dữ liệu thứ cấp.
Đánh giá giá trị các nguồn và nội dung của dữ liệu thứ cấp.
Việc chọn lọc sẽ căn cứ vào:
- Mức độ uy tín của tác giả, website
- Quan điểm
- Ý kiến của chuyên gia hoặc giáo viên hướng dẫn
Các căn cứ để đánh giá giá trị của các nguồn và nội dung của dữ liệu thứ cấp.
Có 5 yếu tố được dùng để đánh giá giá trị của các nguồn và nội dung của dữ liệu. Các yếu tố này có thể áp dụng được cho bất kỳ dạng nguồn dữ liệu nào, kể cả dữ liệu in ấn hoặc điện tử.
- Mục tiêu – Purpose (là gì?)
- Giới hạn phạm vi – Scope (như thế nào?)
- Tác giả – Authority (là ai?)
- Người đọc – Audience (là ai?)
- Định dạng – Format (như thế nào?)
Mục tiêu
Mục tiêu của nguồn dữ liệu là điều mà tác giả muốn hoàn thành. Một khi ta có thể xác định được mục tiêu của nguồn, ta có thể biết được nguồn thông tin này có bị thiên lệch hay không, và thiên lệch như thế nào. Chúng ta hy vọng rằng các nguồn thông tin từ các tổ chức độc lập là cân bằng hơn, thể hiện cả các thông tin có lợi (tốt) và thông tin bất lợi (xấu) về các chủ đề nghiên cứu, không thiên vị.
Giới hạn phạm vi
Gắn chặt với mục tiêu là giới hạn phạm vi.
- Ngày xuất bản, công bố;
- Độ sâu của chủ đề;
- Tầm bao quát của chủ đề (địa phương, quốc gia, quốc tế);
- Mức độ toàn diện;
Nếu chúng ta không biết giới hạn phạm vi của nguồn thông tin, chúng ta có thể mất thông tin vì dựa trên các nguồn không hoàn hảo.
Tác giả
Một trong những vấn đề quan trọng của bất kỳ người sử dụng thông tin nào là tác giả của nguồn thông tin. Tác giả và nhà xuất bản là những chỉ tiêu thể hiện cho tác giả.
Người đọc
Người đọc mà các tài liệu, nguồn thông tin đó hướng tới là ai. Điều này rất quan trọng và có ràng buộc chặt chẽ với mục tiêu của nguồn dữ liệu.
Định dạng
Yếu tố định dạng khác biệt nhau tùy theo nguồn thông tin. Vấn đề cần quan tâm là cách thức trình bày thông tin và việc tìm kiếm các mảnh thông tin đặc thù có dễ dàng hay không.
Bước 3: Tóm tắt và rút ra các nhân tố, các biến cần tìm và thang đo của nó.
(phần này dựa vào chủ đề của từng nhóm đã chọn để phân tích mẫu)
Bước 4: Chắt lọc, tổng hợp và hoàn thành khung lý thuyết dựa vào tính khả thi của dữ liệu.
- Chọn ra những lý thuyết tổng quát (key concepts).
- Tóm tắt ý chính của những lý thuyết có liên quan, trình bày ưu-nhược điểm của những lý thuyết đó.
- Trình bày kết quả nghiên cứu thực tiễn từ sách, báo, tạp chí, … trong và ngoài nước mà ủng hộ vấn đề đang nghiên cứu để tăng sức thuyết phục cho lý thuyết mà ta đã chọn.