Về nguyên tắc, thống kê mô tả chắc hẳn có từ lâu đời cũng gần như chữ viết. Nó liên quan chặt chẽ với nhu cầu của con người muốn sắp xếp lại một cách có trật tự trong vô vàn thông tin sự kiện đã đến với họ để hiểu hơn thực tại hơn nhằm tác động lên nó tốt hơn. Khi nghiên cứu bất kỳ hiện tượng kinh tế xã hội nào công việc đầu tiên là thu thập dữ liệu, sau đó là trình bày dữ liệu và phân tích.
1. Xác đinh nội dung thông tin
Nói chung, tuỳ thuộc vào mục đích nghiên cứu để xác định những nội dung thông tin cần thu thập. Thông tin sử dụng cho quá trình nghiên cứu phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:
- Thích đáng: Số liệu thu thập phải phù hợp, đáp ứng được mục đích nghiên cứu. Số liệu đáp ứng được mục tiêu nghiên cứu có tính chất trực tiếp hoặc gián tiếp. Đối với những thông tin dễ tiếp cận thường thì ta sử dụng số liệu trực tiếp, ví dụ muốn biết được nhu cầu của khách hàng chúng ta có thể hỏi trực tiếp khách hàng. Tuy nhiên, một số nội dung nghiên cứu mang tính chất nhạy cảm hoặc khó thu thập thì chúng ta có thể thu nhập những số liên gián tiếp có liên quan, ví dụ để thu thập thu nhập của cá nhân chúng ta có thể thu thập những nội dung có liên quan như nghề nghiệp, đơn vị công tác, chức vụ, nhà ở, phương tiện đi lại…
- Chính xác: Các thông tin trong quá trình nghiên cứu phải có giá trị, đáng tin cậy để các phân tích kết luận phản ánh được đặc điểm bản chất của hiện tượng.
- Kịp thời: Yêu cầu thông tin không những đáp ứng yêu cầu phù hợp, chính xác mà giá trị thông tin còn thể hiện ở chỗ nó có phục vụ kịp thời cho công tác quản lý và tiến trình ra các quyết định hay không.
- Khách quan: Tức là số liệu thu thập được không bị ảnh hưởng vào tính chủ quan của người thu thập cũng như người cung cấp số liệu và ngay cả trong thiết kế bảng câu hỏi. Yếu tố khách quan tưởng chừng thực hiện rất dễ dàng nhưng thực tế thì chúng ta khó có thể khắc phục vấn đề này một cách trọn vẹn, chúng ta chỉ có thể hạn chế yếu tố chủ quan một cách tối đa. Ví dụ chỉ cần một hành động đơn giản là tiếp cận với đáp viên là ít nhiều cũng ảnh hưởng đến kết quả trả lời của họ.
2. Nguồn số liệu
Khi nghiên cứu một hiện tượng cụ thể, người nghiên cứu có thể sử dụng từ nguồn số liệu đã có sẵn đã được công bố hay chưa công bố hay tự mình thu thập các dữ liệu cần thiết cho nghiên cứu. Dựa vào cách thức này người ta chia dữ liệu thành 2 nguồn: dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp.
2.1.Dữ liệu thứ cấp (Secondary data):
Dữ liệu thứ cấp là các thông tin đã có sẵn và đã qua tổng hợp, xử lý. Loại dữ kiện này có thể thu thập từ các nguồn sau:
- Số liệu nội bộ: là loại số liệu đã được ghi chép cập nhật trong đơn vị hoặc được thu thập từ các cuộc điều tra trước đây.
- Số liệu từ các ấn phẩm của nhà nước: Các dữ liệu do các cơ quan thống kê nhà nước phát hành định kỳ như niên giám thống kê, các thông tin cập nhật hàng năm về tình hình dân số lao động, kết quả sản xuất của các ngành trong nền kinh tế, số liệu về văn hoá xã hội.
- Báo, tạp chí chuyên ngành: Các báo và tạp chí đề cập đến vấn đề có tính chất chuyên ngành như tạp chí thống kê, giá cả thị trường,…
- Thông tin của các tổ chức, hiệp hội nghề nghiệp: Viên nghiên cứu kinh tế, phòng thương mại
- Các công ty chuyên tổ chức thu thập thông tin, nghiên cứu và cung cấp thông tin theo yêu cầu.
Số liệu thứ cấp có ưu điểm là có thể chia sẻ chi phí, do đó nó có tính kinh tế hơn, số liệu được cung cấp kịp thời hơn. Tuy nhiên, dữ liệu thứ cấp thường là các thông tin cơ bản, số liệu đã được tổng hợp đã qua xử lý cho nên không đầy đủ hoặc không phù hợp cho quá trình nghiên cứu. Số liệu thứ cấp thường ít được sử dụng để dự báo trong thống kê, số liệu này thường được sử dụng trong trình bày tổng quan nội dung nghiên cứu, là cơ sở để phát hiện ra vấn đề nghiên cứu. Ngoài ra, số liệu thứ cấp còn được sử dụng để đối chiếu lại kết quả nghiên cứu để nhằm kiểm tra lại tính đúng đắn hoặc phát hiện ra những vấn đề mới để có hướng nghiên cứu tiếp.
2.2. Dữ liệu sơ cấp (Primary data):
Là các thông tin thu thập từ các cuộc điều tra. Căn cứ vào phạm vi điều tra có thể chia thành 2 loại: Điều tra toàn bộ và điều tra chọn mẫu.
a. Điều tra toàn bộ: Là tiến hành thu thập thông tin trên tất cả các đơn vị thuộc tổng thể nghiên cứu.
Ưu điểm của điều tra toàn bộ là thu thập được thông tin về tất cả các đơn vị tổng thể. Tuy nhiên, loại điều tra này thường gặp phải một số trở ngại sau:
- Số lượng đơn vị thuộc tổng thể chung thường rất lớn cho nên tiến hành điều tra toàn bộ mất nhiều thời gian và tốn kém.
- Trong một số trường hợp do thời gian kéo dài dẫn đến số liệu kém chính xác do hiện tượng tự biến động qua thời gian.
- Trong một số trường hợp điều tra toàn bộ sẽ không thực hiện được, ví dụ như kiểm tra chất lượng sản phẩm phải phá huỷ các đơn vị thuộc đối tượng nghiên cứu.
b. Điều tra chọn mẫu: Để nghiên cứu tổng thể, ta chỉ cần lấy ra một số phần tử
đại diện để nghiên cứu và từ đó suy ra kết quả cho tổng thể bằng các phương pháp thống kê.
Điều tra chọn mẫu thường được sử dụng vì các lý do sau:
- Tiết kiệm chi phí
- Cung cấp thông tin kịp thời cho quá trình nghiên cứu
- Đáng tin cậy. Đây là yếu tố rất quan trọng, nó làm cho điều tra chọn mẫu trở nên có hiệu quả và được chấp nhận. Tuy nhiên, để có sự đáng tin cậy này chúng ta phải có phương pháp khoa học để đảm bảo tính chính xác để chỉ cần chọn ra một số quan sát mà có thể suy luận cho cả tổng thể rộng lớn – đó là nhờ vào các lý thuyết thống kê.
Việc sử dụng điều tra toàn bộ hay điều tra chọn mẫu phụ thuộc vào nhiều yếu tố có liên quan: kích thước tổng thể, thời gian nghiên cứu cứu, khả năng về tài chính và nguồn lực, đặc điểm của nội dung nghiên cứu.
3. Các phương pháp thu thập thông tin
Để thu thập dữ liệu ban đầu, tuỳ theo nguồn kinh phí và đặc điểm của đối tượng cần thu thập thông tin, ta có các phương pháp sau đây:
a. Quan sát: Là phương pháp thu thập dữ liệu bằng cách quan sát hành động, hành vi thái độ của đối tượng được điều tra. Ví dụ, nghiên cứu trẻ con yêu thích màu sắc nào, quan sát thái độ khách hàng khi dùng thử loại sản phẩm. Phương pháp này tỏ ra hiệu quả đối với các trường hợp đối tượng khó tiếp cận và tăng tính khách quan của đối tượng. Tuy nhiên, phương pháp này tỏ ra khá tốn kém nhưng lượng thông tin thu thập được ít.
b. Phương pháp gởi thư: Theo phương pháp này nhân viên điều tra gởi bảng câu hỏi đến đối tượng cung cấp thông tin qua đường bưu điện. Phương pháp gởi thư có thể thu thập thông tin với khối lượng lớn, tiết kiệm chi phí so với các phương pháp khác. Tuy nhiên tỷ lệ trả lời bằng phương pháp này tương đối thấp, đây là một nhược điểm rất lớn của phương pháp này.
c. Phỏng vấn bằng điện thoại: Phương pháp thu thập thông tin bằng cách phỏng vấn qua điện thoại. Phương pháp này thu thập được thông tin một cách nhanh chóng, tuy nhiên phương pháp này có nhược điểm: tốn kém, nội dung thu thập thông tin bị hạn chế.
d. Phỏng vấn trực tiếp:
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp thích hợp cho những cuộc điều tra cần thu thập nhiều thông tin, nội dung của thông tin tương đối phức tạp cần thu thập một cách chi tiết. Phương pháp phỏng vấn trực tiếp cho 2 hình thức:
- Phỏng vấn cá nhân: Nhân viên điều tra tiếp xúc với đối tượng cung cấp thông tin thường tại nhà riêng hoặc nơi làm việc. Thông thường phỏng vấn trực tiếp được áp dụng khi chúng ta cho tiến hành điều tra chính thức.
- Phỏng vấn nhóm: Nhân viên điều tra phỏng vấn từng nhóm để thảo luận về một vấn đề nào đó. Trường hợp này người ta thường sử dụng khi điều tra thử để kiểm tra lại nội dung của bảng câu hỏi được hoàn chỉnh chưa hoặc nhằm tìm hiểu một vấn đề phức tạp mà bản thân người nghiên cứu chưa nắm được một cách đầy đủ mà cần phải có ý kiến cụ thể từ những người am hiểu.
Sau đây ta có bảng tổng hợp một số ưu nhược điểm của các phương pháp thu thập thông tin.
