Sau khi tổng hợp các tài liệu điều tra thống kê, muốn phát huy tác dụng của nó đối với phân tích thống kê, cần thiết phải trình bày kết quả tổng hợp theo một hình thức thuận lợi nhất cho việc sử dụng sau này.
1. Khái niệm
Bảng thống kê là một hình thức trình bày các tài liệu thống kê một cách có hệ thống, hợp lý và rõ ràng, nhằm nêu lên các đặc trưng về mặt lượng của hiện tượng nghiên cứu. Đặc điểm chung của tất cả các bảng thống kê là bao giờ cũng có những con số của
từng bộ phận và có mối liên hệ mật thiết với nhau.
2. Cấu thành bảng thống kê
a. Về hình thức: Bảng thống kê bao gồm các hàng, cột, các tiêu đề, tiêu mục và các con số.
Các hàng cột thể hiện qui mô của bảng, số hàng và cột càng nhiều thì bảng thống kê càng lớn và càng phức tạp.
Tiêu đề của bảng thống kê phản ánh nội dung, ý nghĩa của bảng và của từng chi tiết trong bảng. Trước hết ta có tiêu đề chung, sau đó là các tiêu đề nhỏ (tiêu mục) là tên riêng của mỗi hàng, cột phản ánh ý nghĩa của cột đó.
b. Phần nội dung: Bảng thống kê gồm 2 phần: Phần chủ đề và phần giải thích.
Phần chủ đề nói lên tổng thể được trình bày trong bảng thống kê, tổng thể này được phân thành những đơn vị, bộ phận. Nó giải đáp: đối tượng nghiên cứu là những đơn vị nào, những loại hình gì. Có khi phần chủ đề phản ánh các địa phương hoặc các thời gian nghiên cứu khác nhau của một hiện tượng.
Phần giải thích gồm các chỉ tiêu giải thích các đặc điểm của đối tượng nghiên cứu, tức là giải thích phần chủ đề của bảng.
Phần chủ đề thường được đặt bên trái của bảng thống kê, còn phần giải thích được đặt ở phía trên của bảng. Cũng có trường hợp ta thay đổi vị trí.
3. Các yêu cầu và qui ước xây dựng bảng thống kê
- Qui mô của bảng thống kê: không nên quá lớn, tức là quá nhiều hàng, cột và nhiều phân tổ kết hợp. Một bảng thống kê ngắn, gọn một cách hợp lý sẽ tạo điều kiện dễ dàng cho việc phân tích. Nếu thấy cần thiết nên xây dựng hai, ba,… bảng thống kê nhỏ thay cho một bảng thống kê quá lớn
- Số hiệu bảng: nhằm giúp cho người đọc dễ dàng xác định vị trí của bảng khi tham khảo, đặc biệt là đối với các tài liệu nghiên cứu người ta thường lập mục lục biểu bảng để người đọc dễ tham khảo và người trình bày dễ dàng hơn. Nếu số biểu bảng không nhiều thì chúng ta chỉ cần đánh số theo thứ tự xuất hiện của biểu bảng, nếu tài liệu được chia thành nhiều chương và số liệu biểu bảng nhiều thì ta có thể đánh số theo chương và theo số thứ tự xuất hiện của biểu bảng trong chương. Ví dụ, Bảng II. 5 tức là bảng ở chương II và là bảng thứ 5.
- Tên bảng: yêu cầu ngắn gọn,đầy đủ, rõ ràng, đặt trên đầu bảng và phải chứa đựng nội dung, thời gian, không gian mà số liệu được biểu hiện trong bảng. Tuy nhiên yêu cầu này chỉ mang tính chất tương đối không có tiêu chuẩn rõ ràng nhưng thông thường người ta cố gắng trình bày trong một hàng hoặc tối đa là hai hàng.
- Đơn vị tính:
- Đơn vị tính dùng chung cho toàn bộ số liệu trong bảng thống kê, trường hợp này đơn vị tính được ghi bên góc phải của bảng.
- Đơn vị tính theo từng chỉ tiêu trong cột, trong trường hợp này đơn vị tính sẽ được đặt dưới chỉ tiêu của cột.
- Đơn vị tính theo từng chỉ tiêu trong hàng, trong trường hợp này đơn vị tính sẽ được đặt sau chỉ tiêu theo mỗi hàng hoặc tạo thêm một cột ghi đơn vị tính.
- Cách ghi số liệu trong bảng:
- Số liệu trong từng hàng (cột) có đơn vị tính phải nhận cùng một số lẻ, số liệu ở các hàng (cột) khác nhau không nhất thiết có cùng số lẻ với hàng (cột) tương ứng.
-
- Một số ký hiệu qui ước:
+ Nếu không có tài liệu thì trong ô ghi dấu gạch ngang “-“
+ Nếu số liệu còn thiếu, sau này sẽ bổ sung sau thì trong ô ghi dấu ba chấm “…”
+ Ký hiệu gạch chéo “x” trong ô nào đó thì nói lên hiện tượng không có liên quan đến chỉ tiêu đó, nếu ghi số liệu vào đó sẽ vô nghĩa hoặc thừa.
• Phần ghi chú ở cuối bảng: được dùng để giải thích rõ các nội dung chỉ tiêu trong bảng, nói rõ nguồn tài liệu đã sử dụng hoặc các chỉ tiêu cần thiết khác. Đối với các tài liệu khoa học, việc ghi rõ nguồn số liệu được coi như là bắt buộc không thể thiếu được trong biểu bảng.