Viêt báo cáo nghiên cứu

1. GIỚI THIỆU

Nhiều người cho rằng viết báo cáo/nghiên cứu là để truyền tải thông tin. Tuy nhiên một bài viết hiệu quả còn hơn thế. Nó phải:

Làm thay đổi cách nhìn nhận vấn đề của người đọc
Thuyết phục người đọc tin vào một điều gì đó
đưa người đọc đến quyết định và hành động
dẫn dắt người đọc theo một quy trình nào đó

Để viết một cách hiệu quả, cần nhớ những nguyên tắc sau:

bài viết phải có một ý tưởng chủ đạo
viết nhằm vào một đối tượng độc giả cụ thể
đưa ra các quan điểm và biện hộ cho nó
các ý tưởng khác nên được dùng để biện luận cho ý tưởng chủ đạo và không nên quá nhiều

Bốn bước để xây dựng một bài viết hiệu quả

xây dựng thông điệp
sắp xếp ý tưởng
viết bản nháp
chỉnh sửa

2. XÂY DỰNG THÔNG ĐIỆP

Ý tưởng chủ đạo của bài viết là thông điệp chính… tất cả các ý tưởng khác đều xoay quanh và hỗ trợ cho ý tưởng này.

4 bước để xác định thông điệp/ý tưởng chủ đạo

Xác định mục tiêu nghiên cứu
Xác định độc giả (viết cho ai?)
Trinh bày ý tưởng chủ đạo
Chỉnh sửa

2.1.Xác định mục tiêu

Cần xác định rõ nghiên cứu được thực hiện nhằm mục đích gì, tức là nghiên cứu sẽ có vai trò gì, đóng góp gì cho thực tế. Điều này khác với việc xác định nội dung nghiên cứu.

Để xác định mục tiêu cần phải:

Người viết muốn đem lại sự thay đổi gì?
Muốn người đọc làm gì?
Bài viết sẽ đóng góp gì

2.2. Độc giả

Người đọc khác nhau sẽ có kiến thức, kỳ vọng và ưu tiên khác nhau. Sẽ dễ hơn nếu xác định được ai sẽ là người đọc nghiên cứu của mình. Việc xác định rõ người đọc sẽ có ích cho việc:

Xác định hình thức của báo cáo
Bản chất của kết quả báo cáo. Báo cáo c1 cần phải đưa ra một chương trình hành động cụ thể không?

Mức độ chi tiết của báo cáo
Ưu tiên và kỳ vọng của người đọc là gì?
Ý tưởng của chúng ta có phù hợp với mục tiêu của người đọc không?

2.3.Trình bày ý tưởng chủ đạo

Một bài viết hiệu quả phải có một ý tưởng chủ đạo. Ý tưởng này sẽ quyết định toàn

bào viết. tất cả những thứ khác, báo gồm những ý kiến ,lập luận… và cả cách trình bày đều do ý tưởng chủ đạo quyết định.

Hãy nghĩ về người đọc của chúng ta. Họ là ai? Họ mong muốn gì? Giả sử chúng ta đang trình bày và thảo luận với họ về nghiên cứu của chúng ta và học chưa biết gì về bài viết của chúng ta, chúng ta sẽ nói gì? Hãy thử phát biểu chỉ trong một câu…

Bây giờ hãy xem lại câu chúng ta vừa viết…

Đó có phải là điều chúng ta muốn nói với người đọc không?
Họ có hiểu ý chúng ta không?
Ý tưởng và cách trình bày ý tưởng của chúng ta có phù hợp không?
Họ có thích thú với ý tưởng của chúng ta không?

Ý tưởng chủ đạo cần phải:

Diễn đạt được mục đích của chúng ta
Có ý nghĩa
Tập trung vào hành động
Lôi cuốn độc giả
Sử dụng ngôn từ thích hợp, dễ hiểu
Cung cấp thông tin mới
Gợi ra câu hỏi/vấn đề cho người đọc

2.4. Chỉnh sửa

Bao gồm 4 bước

Tình huống

Vấn đề
Câu hỏi
Trả lời/phản hồi Tình huống

Một tình huống tốt phải rõ ràng, dễ hiểu và không gây tranh cãi

Vấn đề

Là điều xảy ra trong tình huống – là cái có thể được cải thiện nhờ bài viết của chúng ta… Vấn đề có thể là:

Điều gì đó không dúng
Điều gì đó có thể sẽ không đúng
Xảy ra sự khác biệt giữa điều người ta mong đợi và thực tế xảy ra
Tình hình đã thay đổi
Chúng ta thấy trước sự thay đổi tình hình

Câu hỏi

Vấn đề đặt ra câu hỏi

Trả lời

Câu trả lời cho vấn đề cũng chính là ý tưởng chủ đạo của bài viết.

3. SẮP XẾP Ý TƯỞNG

Để hiểu vấn đề một cách tường tận, cần “cắt các thông tin ra thành từng mảnh” và sắp xếp chúng lại một cách thích hợp, theo một cấu trúc hợp lý. Ba bước để sắp xếp ý tưởng:

Xây dựng cấu trúc ý tưởng
Thu thập bằng chứng ủng hộ ý tưởng
Viết đề cương trong đó trình bày các ý tưởng và mối quan hệ giữa chúng

Đề cương này sẽ giúp chúng ta chuyển cấu trúc ý tưởng thành một dàn ý có thể giúp chúng ta chuẩn bị bản nháp đầu tiên.

Việc viết đề cương giúp chúng ta hiểu rõ hơn vấn đề và trình bày một cách hợp lý.

4. VIẾT BẢN THẢO ĐẦU TIÊN (bản nháp)

Viết bản thảo đầu tiên có nghĩa là thêm vào đề cương: từ ngữ, tiêu đề, đánh số và hình, bảng biểu. Quy tắc chung:

Viết nhanh, không suy nghĩ quá nhiều về từ ngữ, bỏ trống nếu cần thiết để giữ mạch suy nghĩ
Viết bằng chính văn phong của chúng ta
Viết không gián đoạn
Viết không cần chỉnh sửa
Giữ cấu trúc của đề cương. Dùng các câu trong đề cương để diễn đạt những gì chúng ta cần trình bày. Nếu cần suy nghĩ lại về một câu nào đó trong đề cương, hãy chuyển qua câu kế tiếp và tiếp tục viết

Các vấn đề khi viết bản thảo

Lời văn
Các kỹ thuật giải thích
Tóm tắt và giới thiệu
Trình bày bài viết (navigation aid và layout)
Tài liệu tham khảo

4.1.Lời văn

Lời văn được dùng để:

Mô tả
Giải thích
Lập luận
Tường thuật

Hai chức năng chính là giải thích và lập luận.

4.2. Các kỹ thuật giải thích

Ví dụ
Phép so sánh (dùng những trường hợp tương tự)
Định nghĩa
Phân loại
So sánh và tương phản
Nguyên nhân và kết quả
Phân tích quá trình

4.3. Tóm tắt và giới thiệu

Tóm tắt là một phiên bản của bài viết ở dạng ngắn gọn

Giới thiệu là một phần của bài viết, trình bày bài viết được viết như thế nào.

Phần tóm tắt thông thường không quá 400 từ, bao gồm những ý chính trong bài viết. Phần tóm tắt nằm ở đầu, thông thường theo thứ tự sau:

Trang bìa
Tóm tắt
Mục lục
Giới thiệu

Phần tóm tắt được viết cho những người:

Không muốn đọc toàn bài viết
đang suy nghĩ có nên đọc tiếp không
muốn tìm những nội dung trong bài viết mà họ quan tâm

Lưu ý khi viết tóm tắt:

trong 1 trang
nhấn mạnh những điểm chính, thường đặt ở đầu mỗi đoạn
nhớ trình bày cơ sở của bài viết, những thông tin mà người đọc cần biết để hiểu vấn đề

Tránh:

lỗi lặp
không liệt kê
cung cấp thông tin chi tiết về các chỉ số thống kê
ví dụ
hình vẽ và đồ thị

Mở đầu hay Giới thiệu là phần trình bày tất cả những thông tin cần thiết để đi vào vấn đề chính. Phần này sẽ nhấn mạnh:

vấn đề mà bài viết đề cập
câu hỏi/vấn đề mà bài viết sẽ giải quyết Phần mở đầu thường bao gồm:
mục đích nghiên cứu
phạm vi nghiên cứu
phương pháp
giải thích các thuật ngữ chính
các khái niệm cơ bản
lời cảm ơn
trình bày ngắn gọn cấu trúc bài viết

4.4. Trình bày bài viết

tiêu đề và định dạng tiêu đề
tựa bài viết
đánh số

Tiêu đề

Là phần quan trọng giúp người đọc nhận dạng nội dung của từng phần trong bài viết. Nó phản ánh cấu trúc của bài viết. Lưu ý:

định dạng tiêu đề một cách hệ thống
tiêu đề phải phản ánh nội dung chính
giới thiệu các tiêu đề nhỏ và tóm tắt

Tựa bài viết

Số người đọc tựa bài viết sẽ nhiều hơn rất nhiều so với số người đọc bài viết của chúng ta. Do vậy, tựa bài viết càng hấp dẫn và gây ấn tượng càng tốt.

Lưu ý tựa bài viết phải:

cụ thể
ngắn gọn
rõ ràng

Đánh số

đánh số trang: nội dung chính nên đánh số 1, 2, 3…; các trang tựa nên đánh số i, ii, iii,…
đánh số tiêu đề: các tiêu đề chính nên đánh số 1, 2, 3..; tiêu đề con nên đánh số 1.1, 1.2… và 1.1.1, 1.1.2. Không nên dùng quá 3 số.

4.5. Tài liệu tham khảo và các nội dung khác

Bao gồm:

tài liệu tham khảo
lời cảm ơn
phụ lục

Tài liệu tham khảo bao gồm:

sách
tạp chí
các báo cáo đã công bố
website
biên bản họp
kỷ yếu hội nghị
luận văn tốt nghiệp
phỏng vấn cá nhân

Nguyên tắc ghi tài liệu tham khảo, theo thứ tự:

tên tác giả
năm xuất bản
tên bài viết/sách
nơi xuất bản
nhà xuất bản
số trang Lời cảm ơn

Là phần ghi lời cảm ơn đến các cá nhân/tổ chức đã giúp đỡ chúng ta hoàn thành công trình nghiên cứu. Lưu ý:

nếu có ít người thì ghi theo thứ tự mức độ đóng góp
nếu nhiều thì ghi theo thứ tự chữ cái

Phụ lục

Là phần ghi những thông tin không trực tiếp hỗ trợ cho ý tưởng chính của đề tài nghiên cứu, thông thường là những thông tin rất chi tiết mà một số độc giả có thể muốn tìm hiểu thêm. Bao gồm:

các chỉ số thống kê chi tiết
các đồ thị/sơ đồ phức tạp
kết quả trực tiếp từ máy tính
trích đoạn từ tạp chí…

Nên đánh số. Ví dụ: Phụ lục A, Phụ lục B…

5. CHỈNH SỬA

Nhằm mục đích sửa lại bản thảo đầu tiên của chúng ta cho dễ đọc hơn.

Nguyên lý chung

nên nghỉ một thời gian và đọc lại bản thảo như là ai đó chứ không phải chúng ta viết ra
tham khảo ý kiến người khác
nên sửa trên giấy chứ không nên sửa trên máy tính
chọn ngôn từ thích hợp và dễ hiểu
sửa một cách hệ thống, theo 3 cấp độ: đoạn văn, câu và từ.
Cách viết một đoạn văn hiệu quả

Các đoạn văn cấu tạo nên cấu trúc ý tưởng. Mỗi đoạn nên nhấn mạnh một ý tưởng hay lập luận nào đó. Lưu ý:

sử dụng câu đầu tiên để tóm tắt ý chính của cả đoạn
chọn độ dài thích hợp cho đoạn văn
liên kết các đoạn một cách phù hợp
sử dụng dấu gạch đầu dòng để liệt kê
Chỉnh sửa câu văn

Mỗi câu diễn đạt một ý. Các câu nên ngắn gọn và dễ hiểu để người đọc không phải đọc đi đọc lại. Lưu ý tránh:

câu quá dài
cú pháp phức tạp
Lựa chọn từ ngữ

Nên:

sử dụng từ ngữ dễ hiểu. Mỗi câu chỉ nên có từ 15-20 từ.
tránh dùng câu bị động. Câu chủ động sẽ ngắn gọn hơn và mạnh hơn.
Sử dụng từ mạnh mẽ, rõ ràng và cụ thể

Loại bỏ những từ không cần thiết (là những từ có thể bỏ mà không làm thay đổi ý của câu)