Khai báo và nhập liệu trên SPSS

Dự định của mình trong năm nay (2015) phải hoàn thành bộ tài liệu hướng dẫn sử dụng SPSS ở mức cơ bản đảm bảo đủ kiến thức thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học, luận án tốt nghiệp dành cho đối tượng là sinh viên Đại học và Cao học khối ngành kinh tế, thông kê xã hội. Ý tưởng này ấp ủ từ thời sinh viên đến nay mới bắt đầu thực hiện, hồi sinh viên năm thứ 3 khi mình làm nghiên cứu khoa học của trường, lúc này chương trình Đại học chưa biết tới SPSS là gì khi làm đề tài đụng đến SPSS khi đó Giáo viên hướng dẫn mình chỉ cho mua 2 cuốn sách kinh điển về SPSS của thầy Hoàng Trọng về mày mò để hoàn thành đề tài. Hai cuốn sách này hướng dẫn người đọc dường như đầy đủ mọi ngóc ngách trên phần mềm SPSS, tuy nhiên nói thật là sinh viên năm 3 ở khoa Quản lý Công nghiệp cũng được trang bị khá nhiều kiến thức về thống kê nhưng khi đọc 2 cuốn SPSS đó mình chả hiểu gì đọc đi đọc lại cũng vậy và phải nhờ hướng dẫn của Giáo viên thì mình mới bắt đầu hiểu được những con số mà phần mềm SPSS xuất ra sau mỗi lần thực hiện lệnh.

Sau này học môn Nghiên cứu Thị trường và làm đề tài tốt nghiệp mình được dịp gặp lại SPSS, bạn bè mình cũng ngỡ ngàn như lúc mình đề tài nghiên cứu khoa học, vậy là mình lại có cơ hội để trãi nghiệm, thấm nhuần SPSS hơn đó là việc chỉ lại các bạn làm đề tài chạy SPSS. Sau quá trình này mình lại càng mong muốn tổ chức lại một tài liệu ngắn tập trung hơn cho các bạn sinh viên thực hành SPSS. Một phần cũng vì cuộc sống và một phần là việc làm này cũng hơi khó đối với mình vì trước giờ chưa có kinh nghiệm chút nào, nếu ngồi chỉ cho bạn hiểu và chạy trên SPSS thì không sao nhưng quả thực ngồi viết để một người nào đó đọc hiểu thì đó cả là một vấn đề. Vì vậy qua bài viết này xin các bạn một like với mục đích lên dây cốt tinh thần để viết tiếp :).

Bài đầu tiên mình giới thiệu sơ qua phần mềm SPSS, cách mã hoá và nhập liệu trong SPSS.

1. GIỚI THIỆU PHẦN MỀM SPSS

Năm 1968 tại Đại học Stanford nhà nghiên cứu xã hội học Norman H. Nie và hai nghiên cứu sinh tiến sĩ C. Hadlai (Tex) Hull, Dale H. Ben phát triển một hệ thống phần mềm dựa trên ý tưởng của việc sử dụng số liệu thống kê để chuyển dữ liệu thô thành thông tin cần thiết cho việc ra quyết định dành cho nhà quản lý. Hệ thống phần mềm này được gọi là phần mềm SPSS viết tắc của Statistical Package for the Social Sciences

Nie, Hull và Bent phát triển phần mềm SPSS vì họ cần phải nhanh chóng phân tích một khối lượng dữ liệu khoa học xã hội thu thập được thông qua các phương pháp khác nhau trong các nghiên cứu của mình. Như vậy dự án phần mềm SPSS được thực hiện khi đó Nie đóng vai trò trường nhóm đưa ra mục tiêu và thiết lập các yêu cầu phân tích, còn Bent có chuyên môn phân tích và thiết kế cấu trúc hệ thống tập tin trong SPSS và Hull đã viết các chương trình máy tính. Công việc ban đầu của dự án phần mềm SPSS đã được thực hiện tại Đại học Stanford với ý định phần mềm này sẽ chỉ được sử dụng trong các trường đại học. Trong những năm 1970 với các tiện ích trong phân tích thống kê nhu cầu sử dụng phần mềm SPSS được mở rộng, và khi đó phần mềm SPSS được xem như là “cuốn sách có ảnh hưởng nhất ngành xã hội học”. Do nhu cầu và phát triển phổ biến của nó, Công ty SPSS Inc được thành lập vào năm 1975 nhằm thương mại hoá phần mềm này. Giữa những năm 1980 SPSS chạy trên những máy tính lớn.

Với những tiến bộ của máy tính cá nhân vào đầu năm 1980, SPSS/PC được giới thiệu vào năm 1984 nó như là các phần mềm thống kê đầu tiên cho máy tính mà làm việc trên nền tảng MS-DOS. Tương tự như vậy, SPSS là sản phẩm thống kê đầu tiên cho hệ điều hành Microsoft Windows (phiên bản 3.1) đưa ra vào năm 1992.

Kể từ đó SPSS đã được cập nhật thường xuyên để phù hợp và khai thác các tính năng tiên tiến của hệ điều hành mới, và để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng giữa người sử dụng. Tháng 07 năm 2009 phần mềm SPSS do SPSS Inc sở hữu được IBM mua lại, do vậy các phiên bản sau này của SPSS có tên là IBM SPSS Statistics

Người dùng phần mềm SPSS

Ban đầu, hầu hết người dùng của phần mềm SPSS là các nhà nghiên cứu, những người làm việc tại các trường đại học lớn với các máy tính máy tính lớn. Vì giá rất cao, và việc làm của hệ thống an ninh cảm ứng và giao diện người dùng khó khăn của nó, không có nhiều người hay tổ chức sử dụng SPSS. Phần mềm này không phổ biến trong các nhà nghiên cứu cho đến khi phiên bản SPSS trên máy tính cá nhân được đưa vào sử dụng rộng rãi.

Sau khi phiên bản Windows đã được đưa ra thị trường, người dùng phần mềm SPSS tăng lên nhanh chóng bởi vì tính hữu ích của nó trong việc lưu trữ và xử lý dữ liệu. Các phiên bản mới của phần mềm SPSS sau này có thể xử lý nhiều bộ dữ liệu với một số lượng gần như không giới hạn cỡ mẫu và số biến. Nó cho phép đọc dữ liệu từ nhiều định dạng như Portable(*.por), Excel(*.xls, *.xlsx, *.xlsm) Lotus(*.w) Sylk(*.slk) dBase(*.dbf) SAS(*.sas7bdat, *.sd7, *.sd2, *.ssd01, *.ssd04, *.xpt) Sata(*.dat) Text(*.txt, *.dat, *.csv), và xuất các kết quả phân tích sang Microsoft Excel và các định dạng văn bản khác nhau.

SPSS là một chương trình được sử dụng rộng rãi trong ngành khoa học xã hội, quản trị kinh doanh. Nó cũng được sử dụng bởi các nhà nghiên cứu thị trường, các nhà nghiên cứu y tế, công ty khảo sát, chính phủ, các nhà nghiên cứu giáo dục, các tổ chức tiếp thị vv. Các tính năng chính của phần mềm SPSS như sau:

Nhập dữ liệu xuất kết quả: Ngoài việc nhập dữ liệu và xuất kết quả trực tiếp trên phần mềm, SPSS cho phép nhập dữ liệu và xuất kết quả phân tích sang các định dạng tập tin khác, chẳng hạn như Portable, Excel, dBase, SQL, TXT, Lotus, SAS, Sylk, truy cập và cho phép lấy mẫu, phân loại, xếp hạng, thiết lập, sáp nhập, và tập hợp dữ liệu.

Thống kê và tổng kết cơ bản: Tần số, tần suất, thống kê mô tả, lập bảng thống kê, thống kê tỷ lệ, vẽ đồ thị.

Kiểm tra ý nghĩa: Mean, T-Test, ANOVA, Tương quan, các kiểm định phi tham số.

Thống kê suy diễn: Hồi quy tuyến tính và phi tuyến tính, phân tích nhân tố khám phá EFA, phân tích phân biệt số.

 2. CÀI ĐẶT SPSS

Chắc hẳn tất cả các bạn ở đây đều dùng máy tính và việc cài đặt một phần mềm ứng dụng nào đó vào máy tính là một việc hết sức bình thường, phần mềm SPSS cũng vậy nên phần này mình không nói nhiều xin tóm tắt vài ý như sau:

Trường hợp cài đặt bằng đãi CD:

Đầu tiên bạn cho đĩa vào ổ đĩa, có đĩa cài auto seting thì tự động hiển thị cửa sổ hỏi bạn cài đặt và như vậy bạn làm theo hướng dẫn. Nếu không bạn mở my computer vào thư mục ổ đĩa và chạy file setup.exe và làm theo hướng dẫn trên màn hình đến khi kết thúc.

Trường hợp cài đặt bằng file có sẵn:

Trường hợp này thì bạn vào file lưu và chạy file setup.exe và làm theo hướng dẫn trên màn hình đến khi kết thúc.

Ở đây bạn cần lưu ý file lưu phải đầy đủ các file cài đặt, rất nhiều bạn hỏi mình cài SPSS bằng file và bị lỗi cài đặt thì cách xử lý lỗi này như thế nào. Thú thật mình cũng không rành máy tính nên những trường hợp như vậy các bạn chịu khó mua đĩa về cài.

3. CÁCH NHẬP LIỆU VÀO SPSS

Trước khi thực hiện bất kỳ phân tích thống kê hoặc đồ thị bằng SPSS, chúng ta cần phải có dữ liệu ở dạng mà SPSS có thể hiểu để xử lí. Có một số cách để để đưa dữ liệu vào SPSS như sau:

• Mở một tập tin dữ liệu đã được lưu bằng định dạng SPSS
• Nhập số liệu bằng tay vào trình soạn thảo dữ liệu của SPSS
• Đọc tập tin dữ liệu vào SPSS từ nguồn khác như database, text data file, Excel, SAS hoặc STATA

Mở một tâp tin được lưu bằng định dạng SPSS là đơn giản, giả sử chúng ta cần thống kê độ tuổi của người trả lời trong một nghiên cứu. Dữ liệu này được lưu dưới dạng SPSS với tên data_tonghop, chúng ta mở tập tin này bằng SPSS như sau:

Mở chương trình SPSS vào FILE/OPEN/DATA tại “Files of Type” chọn “SPSS (*.sav)” và đi đến nơi lưu file data_tonghop và click open.

1.1 Nhập số liệu trực tiếp trên SPSS

Ví dụ 1: Chúng ta có số liệu về độ tuổi và trình độ học vấn của 10 người tham gia khảo sát như Bảng 1, và muốn nhập vào SPSS

Bảng 1: Số liệu Ví dụ 1

STT	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Độ tuổi	26	43	35	42	30	25	35	44	36	32
Trình độ học vấn	Cao đẳng	Tiến sĩ	Thạc sĩ	Thạc sĩ	Đại học	Cao đẳng	Đại học	Tiến sĩ	Đại học	Thạc sĩ

Đầu tiên chúng ta phải thực hiện việc mã hoá dữ liệu, bao gồm tên biến và các lựa chọn cho biến trước khi thực hiện thao tác trên SPSS. Việc mã hoá này không theo quy định tuy nhiên chúng ta mã hoá sao cho khi phân tích dễ nhận biết tên biến cũng như những lựa chọn của biến.

Ở Ví dụ 1 này chúng ta mã như sau:

Bảng 2: Bảng mã hoá biến ở Ví dụ 1

Tên biến	Độ tuổi	Trình độ học vấn	Cao đẳng	Đại học	Thạc sĩ	Tiến sĩ
Mã	TUOI	HOCVAN	1	2	3	4

Lưu ý độ tuổi người trả lời là một giá trị cụ thể (biến định lượng) nên chúng ta không cần mã mà nhập trực tiếp vào SPSS

Để tiến hành nhập số liệu này vào SPSS chúng ta phải thực hiện hai bước khai báo biến và nhập số liệu, chi tiết như sau:

Bước 1: Khai báo biến chúng ta phải khai báo để SPSS xác định tên biến và các đặc điểm của biến. Đây là bước đầu tiên chúng ta phải thực hiện nếu muốn nhập liệu trực tiếp trên SPSS

Chương trình SPSS sau khi được mở có 2 Sheet giống như trong excel có tên là Data View và Variable View. Bước 1 khai báo biến trong SPSS được thực hiện ở Sheet Variable View bạn có thể xem ở Hình 1, tất cả các định nghĩa về biến được đặt trên cùng của cửa sổ, chúng ta phải vào tất cả các cột để khai báo cho biến

Ở cửa sổ Variable View chúng ta chỉ khai báo biến, việc nhập liệu sẽ được thực hiện ở cửa sổ Data View sẽ hướng dẫn ở bước 2 :

Mỗi cột trong cửa sổ Variable View có một mặc định thông dụng, nếu chúng ta không định nghĩa lại tương ứng với biến thì SPSS sẽ sử dụng lựa chọn mặc định. Tuy nhiên khi nhập liệu và phân tích chúng ta sẽ không thực hiện được những gì mình muốn, vì vậy hãy xem qua tất cả các cột trong cửa sổ Variable View này, các cột được giới thiệu chi tiết bên dưới.

1. Name

Cột đầu tiên của Sheet Variable View là Name ở cột này chúng ta đặt mã cho tên biến chỉ cần click vào ô và đặt tên, ở ví dụ này chúng ta có 2 biến độ tuổi và trình độ học vấn, theo bảng mã ở Bảng 2 trên trong SPSS chúng ta có 2 biến TUOI và HOCVAN. Một mô tả dài hơn của biến được thực hiện ở cột Label, chúng ta sẽ bàn ở bên dưới cột này. Ở cột Name chúng ta có thể gõ tên mã dài hơn để dễ hình dung nhất về biến, nhưng không quá dài cố gắng trong khoản 8 ký tự bởi vì tên này sẽ được sử dụng trong các phân tích cũng như biểu đồ. Tên quá dài thì đầu ra phân tích sẽ bị cắt ngắn.

Nếu chúng ta đặt tên biến quá dài hoặc sai chính tả, chúng ta có thể mở cửa sổ Variable View để chỉnh sửa lại. Một trong những tiện ích của SPSS là chúng ta chỉnh sửa lại những sai lầm một cách nhanh chóng.

Dưới đây là một số gợi ý hữu ích khi chúng ta đặt tên biến:

• Trong SPSS chúng ta có thể sử dụng các ký tự đặt biệt để đặt tên như @, #, $, gạch chân (_) và chữ số.

Nếu muốn sử dụng một ký tự đặt biệt nào đó trong tên của biến hỏi thì hãy chủ động đặt thử trong SPSS

• Tên nên bắt đầu bằng một ký tự, hoa hoặc thường.
• Không thể có khoản trắng trong một tên

Nếu chúng ta cần xuất dữ liệu vào một ứng dụng khác cần phải đảm bảo rằng tên chúng ta đang sử dụng được chấp nhận sử dụng trong ứng dụng đó. Đề phòng cho những ký tự đặt biệt.

2. Type

Dữ liệu của chúng ta có nhiều kiểu như số, văn bản, tiền tệ, mũ… Nếu chúng ta không xác định chính xác kiểu dữ liệu khi khai báo biến thì sau này khi nhập liệu hoặc phân tích sẽ gặp nhiều rắc rối không đáng có.

Đưa chuột vào cột Type, mặc định của SPSS là Numeric, nút có dấu ba chấm xuất hiện bên phải của nó. Click vào nút đó hộp thoại Variable Type như Hình 2 sẽ xuất hiện.

Chúng ta có thể chọn các kiểu cho biến khi mã trong SPSS như sau:

• Numeric: Kiểu số. Các giá trị được nhập vào và hiển thị ở dạng chữ số, có hoặc không có dẫu ngăn cách hàng thập phân. Giá trị được định dạng theo tiêu chuẩn khoa học, với E được gắn vào để đại diện cho số mũ. Giá trị ở ô Width là tổng số của tất cả các ký tự trong một số, bao gồm tất cả ký tự ngăn cách hàng thập phân cũng như chỉ số mũ. Số lượng chữ số hàng thập phân được xác định ở ô Decimal Places, không bao gồm số mũ.
• Comma: Kiểu này chỉ rõ những giá trị số với những dấu phẩy (,) được chèn vào giữa những nhóm ba chữ số để thuận tiện phân biệt chữ số hàng chục, trăm, nghìn…Chúng ta có thể nhập dữ liệu mà không cần chèn dấu phẩy nhưng SPSS sẽ chèn vào khi hiển thị giá trị. Ở hàng thập phân, cho dù có hơn ba chữ số nhưng vẫn không có dấu phẩy ngăn cách. Ví dụ 1000000,555555 = 1,000,000.555555
• Dot: Giống như kiểu Comma, nhưng ở đâu dấu ngăn cách giữa những nhóm ba chữ số là dấu chấm (.) và dấu phẩy được dùng cho chữ số hàng thập phân. Ví dụ 1000000,555555 = 1.000.000,555555
• Scientific Notation: Biến số mà dùng ký tự E để hiển thị chữ số mũ. Cơ số được viết biên trái chữ E, có hoặc không có hàng thập phân. Số mũ được viết bên phải chữ E, có hoặc không có hàng thập phân, cho biết mười mũ bao nhiêu sau đó nhân với cơ số. Bạn có thể nhập D hoặc E để đánh dấu số mũ nhưng SPSS luôn luôn sử dụng E. Ví dụ số 2,014 được viết như 2.014E3, chẳng hạn số 0.0005 được việt như 5E-4
• Date: Một biến có thể bao gồm năm, tháng, ngày, giờ, phút, giây. Khi chúng ta chọn Date các định dạng có sẵn xuất hiện bên trái hộp thoại như Hình 3. Chọn định dạng phù hợp nhất với kiểu dữ liệu nhập vào. Lựa chọn của chúng ta sẽ quyết định cách hiển thị dữ liệu trong SPSS. Định dạng này cũng xác định phạm vi và hình thức để chúng ta nhập liệu vào. Chúng ta có thể nhập liệu sử dụng dấu gạch ngang (-) dấu gạch chéo (/) dấu chấm (.) dấu cách hoặc ký tự khác để phân biệt ngày tháng năm, giờ phút giây. Ví dụ, nếu chọn định dạng mà năm chỉ có 2 chữ số, khi nhập vào SPSS sẽ chấp nhận hiển thị năm theo cách đó, tuy nhiên nó sẽ sử dụng bốn chữ số để tính toán. Hai chữ số đầu tiên của năm nó sẽ lấy theo cấu hình mà chúng ta phải thiết lập bằng cách vào Edit ➪Options sau đó vào thẻ Data để thực hiện

• Dollar: Khi chọn Dollar các lựa chọn định dạng có sẵn xuất hiện trong danh sách bên phải của hộp thoại. Giá trị của số liệu luôn được hiển thị với một dấu dollar ($) đằng trước, dấu chấm ngăn cách hàng thập phân và dấu phẩy cho các giá trị lớn ngăn cách nhóm ba chữ số với nhau. Chọn định dạng, độ rộng và số chữ số hàng thập phân như Hình 4. Các lựa chọn định dạng là tương tự nhau, quan trọng là chúng ta chọn một trong các định dạng đó tương thích với định nghĩa biến của mình để thuận tiện trong việc in ấn cũng như hiển thị giá trị tiền tiện trong các bảng đầu ra của phần mềm SPSS. Như vậy khi nhập số liệu chúng ta không cần phải nhập ký tự dollar ($) và dấu chấm, phẩy, SPSS sẽ tự động chèn các ký tự này vào dữ liệu
• Custom Currency: Năm định dạng tùy chỉnh cho tiền tệ được đặt tên CCA, CCB, CCC, CCD, và CCE, như thể hiện trong Hình 5. Chúng ta có thể xem và tuỳ chỉnh định dạng này bằng cách vào Edit➪Options sau đó chọn thẻ Currency. Chúng ta có thể sửa định dạng tuỳ chỉnh bất kỳ khi nào mà không sợ làm thay đổi số liệu khi nhập vào SPSS. Cũng như định dạng Dollar thiết lập width và Decimal Places để thuận tiện việc in ấn cũng như xuất kết quả SPSS
• String: Định dạng kiểu ký tự không phải số. Bởi vì định dạng này là chuỗi ký tự nên nó không dùng để tính toán. Kiểu định dạng này không giới hạn số ký tự nhập vào, chúng ta sử dụng định dạng kiểu này cho biến mô tả hoặc định danh của một trường hợp cụ thể.
• Restricted Numeric (integer with leading zeros): Giống định dạng kiểu Numeric tuy nhiên số chữ số được hiển thị trên SPSS là bằng nhau, số chữ số hiển thị được khai báo ở ô width. Những số liệu nhập vào mà ít hơn số ký tự được hiển thị nhập vào thì SPSS mặc định thêm vào chữ số 0 đằng trước đến khi đủ số ký tự như khai báo.

3. Width

Thiết lập độ rộng trong định nghĩa của biến xác định số lượng ký tự được sử dụng để hiển thị giá trị. Nếu giá trị được hiển thị không đủ lớn để lấp đầy không gian thì SPSS sẽ mặc định thành những khoản trắng. Nếu giá trị được hiển thị lớn hơn chúng ta chỉ định SPSS sẽ tự động điều chỉnh hoặc xuất hiện dấu sao (*) để chung ta điều chỉnh lại cho phù hợp.

Một số định dạng kiểu biến cho phép chúng ta xác định độ rộng cho biến. Độ rộng của biến mà chúng ta khai báo ở đây cũng giống như khai báo lúc định dạng kiểu biến. Nếu chúng ta thay đổi thông số này ở đây thì tự động SPSS sẽ cập nhật giá trị độ rộng trong hộp thoại định dạng kiểu biến. Giá trị này ở hai chỗ là như nhau

Lúc này chúng ta có thể thực hiện một trong ba điều sau:

• Bỏ qua lựa chọn này và chấp nhận mặc định sẵn có của SPSS (hoặc số mà chúng ta đã khai trước đó trong mục Type)
• Nhập một giá trị nào đó cho độ rộng của biến
• Sử dụng dấu mũi tên hướng lên hoặc xuống để lựa chọn một giá trị cho độ rộng của biến

4. Decimals

Số chữ số thập phân là số chữ số hiển thị ở hàng thập phân trên mành hình. Giá trị chúng ta khai báo ở đây cũng giống như khi chúng ta khai báo ở ô Decimal Places trong lúc khai báo định dạng biến Type. Nếu chúng ta điều chỉnh thì giá trị khai báo ở đây là mặc định cho biến và giá trị khai báo trong Type sẽ tự động thay đổi theo. Giá trị này ở hai chỗ giống nhau

Lúc này chúng ta có thể thực hiện một trong ba điều sau:

• Bỏ qua lựa chọn này và chấp nhận mặc định sẵn có của SPSS (hoặc số mà chúng ta đã khai trước đó trong mục Type)
• Nhập một giá trị nào đó cho độ rộng của biến
• Sử dụng dấu mũi tên hướng lên hoặc xuống để lựa chọn một giá trị cho độ rộng của biến

5. Label

Name và Label cơ bản có cùng chung mục đích dùng để mô tả biến. Khác biệt là Name là ngắn còn Label dài hơn, mô tả chi tiết tên biến. Trong quá trình xử lý dữ liệu nhiều lúc chúng ta cần hiển thị biến ở một tên ngắn hơn dưới dạng Name hoặc trường hợp cần hiển thị tên biến với mô tả một cách chi tiết biến ở dạng Label.

Chúng ta có thể sử dụng bất kỳ ký tự nào cho Label. Tất nhiên phải phù hợp với tên biến cũng như mục địch xử lý dữ liệu. Ví dụ trong Ví dụ 1 ở trên với biến trình độ học vấn thì Name có thể là HOCVAN còn Label có thể là học vấn hoặc đơn giản là trình độ học vấn

Số lượng ký tự của Label không quy định là bao nhiêu, tuy nhiên đầu ra phân tích sẽ tốt hơn khi chúng ta sử dụng Name ngắn và Label dài hơn. Mỗi một câu phải đơn nghĩa. Sau khi phân tích chúng ta có thể thấy Label không phù hợp cho mục đích phân tích ví dụ trong một biểu đồ Label hiển thị quá dài. Không vấn đề, chúng ta vào Variable View để chỉnh sửa lại Label cho phù hợp. Lần sau xuất ra Label mới được sử dụng. Chúng ta cũng có thể bỏ qua bước thiết lập Label này, khi đó SPSS sẽ dùng Name mà chúng ta đã khai báo cho mọi thứ

6. Value

Cột Value là nơi mà chúng ta gán mã cho tất cả các lựa chọn của biến. Chúng ta click chọn vào ô value lúc này xuất hiện một nút có dấu ba chấm. Nhấn vào nút này, hiển thị hộp thoại như Hình 6

Thông thường, bạn sẽ gán mã cho các lựa chọn của biến, ví dụ với biến giới tính thì giá trị 1 gán nhãn Nam, giá trị 2 gán nhãn Nữ hoặc với biến sở thích giá trị 1 gán nhãn không thích, giá trị 2 gán nhãn bình thường và giá trị 3 gán nhãn thích. Nếu chúng ta đã xác định nhãn ở đây thì khi SPSS xuất kết quả phân tích, nó sẽ hiển thị các nhãn thay vì giá trị

Để định nghĩa một nhãn cho một giá trị ta làm như sau:

1. Trong hộp Value, ta nhập giá trị
2. Trong hộp Label, ta nhập vào nhãn
3. Click nút Add

Giá trị và nhãn được khai báo trong SPSS. Để thay đổi hoặc loại bỏ một định nghĩa, chỉ cần chọn nó và thực hiện thay đổi hoặc loại bỏ

4. Chọn định nghĩa cần thay đổi hoặc loại bỏ
5. Click nút Remove để loại bỏ định nghĩa
6. Trường hợp thay đổi định nghĩa thì sau bước 4, chúng ta thay đổi giá trị hoặc nhãn mới sau đó click nút Change để thay đổi định nghĩa

7. Missing

Trong trường hợp có biến của mẫu nào đó không có giá trị khi đó dữ liệu chúng ta sẽ bị khuyết đi một mẫu. Nghĩa là mẫu này chúng ta có giá trị cho tất cả các biến riêng có một biến nào đó không có giá trị, chúng ta phải chỉ định một giá trị thích hợp để lấp đầy khoản trống dữ liệu này. Click vào dấu ba chấm ở ô Missing hộp thoại Missing Values xuất hiện như Hình 7

Ở Ví dụ 1 chúng ta có biến hỏi về trình độ học vấn có những người được điều tra vì lý do tế nhị nào đó đã từ chối trả lời biến hỏi này, biến này sẽ không có giá trị. Tuy nhiên, chúng ta có thể chỉ định một giá trị để thay thế khoảng trống này, có lẽ 0 là một lựa chọn phù hợp, giá trị thay thế sẽ không mang ý nghĩa để tính toán. Chúng ta cần khai báo Missing để mỗi khi cần tính toán cho biến, ví dụ như tính tần số chẳng hạn thì SPSS sẽ loại giá trị khuyết này ra khi tính phần trăm hợp lệ.

Cách gán giá trị cho các Missing value là tuỳ tình hình và sự lụa chọn của người xử lý. Ví dụ nếu đặt Missing value cho biến độ tuổi mà ta chọn số 99 sẽ gây nhầm lẫn nếu cuộc điều tra có thể có những người đạt 99 tuổi hoặc hơn nữa, với tình huống này ta nên đặt là 999 hay 888. Trong SPSS chúng ta có thể chỉ định tối đa ba giá trị cụ thể (hay gọi là giá trị rời rạc) để đại diện cho dữ liệu bị mất, hoặc cũng có thể chỉ rõ phạm vi của giá trị nằm trong khoản nào của dãy số cộng với một giá trị riêng biệt tất cả khoản giá trị và một giá trị riêng biệt này sẽ được gán là Missing.

Ngoài ra có một loại giá trị khuyết nữa là System Missing, đó là giá trị khuyết của hệ thống, nó được chương trình tự động đặt dấu chấm (.) ở những vị trí không được nhập giá trị. Giá trị System Missing này “vô hình” đối với các lệnh xử lý thống kê của phần mềm SPSS

8. Columns

Columns là nơi khai báo độ rộng của cột biến khi ta nhập liệu. Để xác định độ rộng của cột ta chọn vào ô và nhập số, thông thường chọn là 8

9. Align

Xác định vị trí của dữ liệu được nhập trong cột, dữ liệu được canh trái, canh phải hoặc canh giữa của cột. Khi chúng ta bấm chọn vào ô Align, một danh sách xuất hiện và chúng ta chọn một trong ba khả năng hiển thị. Canh trái (Left) nghĩa là số liệu nằm phía bên trái của cột, canh phải (Right) nghĩa là số liệu nằm phía bên phải của cột, canh giữa (Center) nghĩa là giữ liệu nằm chính giữa của cột.

10. Measure

Giá trị chúng ta chọn ở đây khai báo thang đo đo thể hiện dữ liệu với ba loại chính là Scale (gồm cả Interval và Ratio tức thang đo khoảng cách và tỉ lệ), Ordinary (thang đo thứ bậc), Norminal (thang đo danh nghĩa). Khi bấm chọn ô Measure chúng ta chọn một trong các lựa chọn như Hình 9

Scale: thang đo định lượng nó có thể là khoản cách, trọng lượng, tuổi tác, mức độ hài lòng… Trong SPSS thang đo Scale này bao gồm thang đo khoảng – Interval và thang đo tỉ lệ – Ratio.

Ordinal: thang đo thứ bậc những con số trong thang đo này xác định vị trí (thứ tự) của cái gì đó trong một danh sách chọn lựa. Ví dụ đầu tiên, thứ hai, thứ ba

Nominal: Thang đo danh nghĩa (còn gọi là thang đo định danh hoặc thang đo phân loại) trong thang đo này các con số dùng để phân loại các đối tượng, chúng không mang ý nghĩa nào khác. Ví dụ các phân loại giới tính, quốc tịch, dân tộc…

Bước 2: Nhập số liệu

Sau khi thực hiện xong bước 1 – khai báo tất cả các biến vào SPSS ở sheet Variable View, chúng ta chuyển qua làm việc ở sheet Data View để tiến hành nhập liệu. Thực hiện việc chuyển đổi sheet làm việc này bằng cách click chuột vào thẻ Data View ở dưới cùng bên trái của màn hình SPSS. Khi đó màn hình Data View xuất hiện. Màn hình Data View sau khi khai báo biến cho Ví dụ 1 như Hình 11, hàng ở trên cùng là những tên biến đã mã hoá, chúng ta click vào các ô này để chuyển sang Variable View để xem định dạng cũng như kiểu mã khi nhập liệu cho từng biến. Cuối cùng chúng ta tiến hành nhập số liệu vào SPSS cho từng biến

Sau khi chúng ta nhập được vài số liệu, phải lưu dữ liệu chúng ta vào một tập tin thực hiện bằng cách chọn File ➪Save As chọn nơi lưu dữ liệu và bấn save. Trong suốt quá trình nhập liệu chúng ta chỉ cần chọn File ➪Save để lưu những thao tác trước đó tránh trường hợp máy bị treo hoặc cúp điện đột ngột.